AI Consulting Proposal Template

AI Consulting Proposal

J4SGON | j4sgon.com | Valencia, Spain

Prepared for: [CLIENT COMPANY NAME] Prepared by: [J4SGON CONSULTANT NAME], [TITLE] Date: [YYYY-MM-DD] Proposal Reference: J4SGON-[YEAR]-[SEQUENTIAL NUMBER] Validity: This proposal is valid for 30 days from the date above.

Table of Contents

1. Executive Summary
2. Client Background
3. Challenge Analysis
4. Proposed Solution
5. Methodology
6. Project Timeline
7. Project Team
8. Investment
9. Terms and Conditions
10. Next Steps
11. Appendices

1. Executive Summary / Resumen Ejecutivo

Instructions: Write 2–4 paragraphs that a C-suite reader can absorb in 90 seconds. Lead with the client’s problem, follow with the solution and the single most compelling benefit, then close with a call to action.

[CLIENT COMPANY NAME] faces [DESCRIBE THE CORE CHALLENGE IN ONE SENTENCE]. Left unaddressed, this challenge will [DESCRIBE BUSINESS RISK OR COST — e.g., “result in an estimated EUR X in annual operational waste” or “prevent the company from meeting its 2026 growth targets”].

J4SGON proposes a [NUMBER]-phase engagement to [HIGH-LEVEL OUTCOME — e.g., “deploy a production-ready AI document processing system that reduces manual review time by 60%”]. Our approach combines [KEY DIFFERENTIATOR — e.g., “edge AI architecture with full data sovereignty”] with [SECOND DIFFERENTIATOR — e.g., “a structured change management programme to drive adoption”].

Upon successful completion, [CLIENT COMPANY NAME] can expect: [PRIMARY BENEFIT], [SECONDARY BENEFIT], and [TERTIARY BENEFIT]. The total investment for this engagement is EUR [AMOUNT], with a projected payback period of [X months/quarters].

We are ready to begin within [X weeks] of signed agreement and look forward to a long-term partnership.

Resumen ejecutivo (ES): [CLIENT COMPANY NAME] se enfrenta a [DESCRIPCIÓN DEL RETO]. J4SGON propone un compromiso de [NÚMERO] fases para [RESULTADO ESPERADO]. La inversión total es de EUR [IMPORTE] con un retorno previsto en [X meses].

2. Client Background / Contexto del Cliente

Company Overview

[2–3 sentences describing the client’s business model, market position, and strategic priorities. Source from public information and discovery call notes. Be specific — generic descriptions undermine credibility.]

Relationship History

• [Date]: Initial discovery call with [NAME]
• [Date]: Technical scoping session
• [Date]: Proposal requested
• [Date]: Proposal submitted (this document)

3. Challenge Analysis / Análisis del Reto

Instructions: Demonstrate that J4SGON has understood the problem deeply. Use data and specifics from discovery calls wherever possible. Avoid generic “AI is important” statements.

3.1 Primary Challenge

[DESCRIBE THE PRIMARY BUSINESS PROBLEM IN 2–3 PARAGRAPHS. Include quantitative evidence where available: error rates, processing times, headcount costs, customer satisfaction scores, compliance gaps, etc.]

Current state: [WHAT IS HAPPENING NOW] Desired state: [WHAT THE CLIENT WANTS TO ACHIEVE] Gap: [THE SPECIFIC DELTA]

3.2 Root Cause Analysis

3.3 Constraints and Considerations

• Budget: [KNOWN BUDGET PARAMETERS]
• Timeline: [HARD DEADLINES OR REGULATORY DATES]
• Data: [DATA AVAILABILITY, QUALITY ISSUES, SOVEREIGNTY REQUIREMENTS]
• Technical: [LEGACY SYSTEMS, INTEGRATION COMPLEXITY]
• Organisational: [CHANGE RESISTANCE, SKILLS GAP, KEY DEPENDENCIES]
• Regulatory: [GDPR, EU AI Act obligations, sector rules]

3.4 What Has Already Been Tried

[Describe any previous attempts by the client to solve the problem. This builds credibility and helps position J4SGON’s approach as differentiated. If nothing has been tried, note that and explain why this represents an opportunity.]

4. Proposed Solution / Solución Propuesta

4.1 Solution Overview

[1–2 paragraphs describing the solution at a high level. What will be built or deployed? What does “done” look like? Avoid deep technical jargon in this section — save it for the methodology.]

4.2 Solution Components

4.3 Architecture Diagram

[Insert or link to architecture diagram here. Even a rough block diagram significantly increases client confidence.]

[SIMPLIFIED ASCII OR DESCRIPTION OF SYSTEM ARCHITECTURE]

Example:
  Client Data Sources --> [Data Pipeline] --> [AI Processing Layer]
                                                        |
                                            [Client-facing Dashboard]
                                                        |
                                        [Alerts / Integrations / API]

4.4 Why J4SGON

• Specialised expertise: [RELEVANT EXPERIENCE OR CASE STUDY REFERENCE]
• Edge-first philosophy: [DATA SOVEREIGNTY / LATENCY ADVANTAGE]
• EU-native compliance: GDPR and EU AI Act built into every engagement
• Bilingual delivery: Spanish and English, no translation overhead
• Fixed-scope pricing: No ambiguity on what you are paying for

4.5 Out of Scope

The following items are explicitly excluded from this proposal. They may be addressed in a future engagement:

• [OUT OF SCOPE ITEM 1]
• [OUT OF SCOPE ITEM 2]
• [OUT OF SCOPE ITEM 3]

5. Methodology / Metodología

J4SGON delivers AI consulting projects through a structured 6-phase framework. Each phase has defined inputs, outputs, and acceptance criteria.

Phase 1 — Discovery (Weeks [X]–[X])

Objective: Establish a shared, documented understanding of the current state, data landscape, and success criteria.

Activities:

• Stakeholder interviews (IT, Operations, Finance, End Users)
• Data audit and quality assessment
• Systems integration mapping
• Risk and compliance review
• Success metrics definition and baseline measurement

Deliverables:

• Discovery Report (15–25 pages)
• Data Readiness Assessment
• Stakeholder Map
• Agreed KPI baseline

Acceptance criteria: Client sign-off on Discovery Report before Phase 2 begins.

Phase 2 — Design (Weeks [X]–[X])

Objective: Produce the technical and functional design that will guide build.

Activities:

• Solution architecture design
• Data pipeline design
• UI/UX wireframes (if applicable)
• Integration specification
• Security and compliance design review
• Change management plan

Deliverables:

• Technical Design Document
• Data Flow Diagrams
• Integration Specification
• Change Management Plan

Acceptance criteria: Client approval of Technical Design Document.

Phase 3 — Build (Weeks [X]–[X])

Objective: Develop and configure the agreed solution components.

Activities:

• Sprint-based development (2-week sprints)
• Weekly progress demos
• Continuous integration / automated testing
• Documentation authoring

Deliverables:

• Working software / configured platform
• Unit and integration test results
• Developer documentation

Acceptance criteria: All agreed features functional; test pass rate ≥ [X]%.

Phase 4 — Test (Weeks [X]–[X])

Objective: Validate quality, performance, and compliance before go-live.

Activities:

• User Acceptance Testing (UAT) with client team
• Performance and load testing
• Security penetration test (if in scope)
• EU AI Act conformity check
• Issue resolution and re-testing

Deliverables:

• UAT Sign-off Document
• Test Report
• Known Issues Log (with agreed resolution timeline)

Acceptance criteria: UAT sign-off from client; zero P1 open issues.

Phase 5 — Deploy (Weeks [X]–[X])

Objective: Move the solution to production safely and with minimal disruption.

Activities:

• Production environment setup
• Data migration (if required)
• Go-live cutover
• Hypercare period (first 2 weeks post-launch)
• End-user training

Deliverables:

• Deployed production system
• Training materials (user guide, video walkthrough)
• Runbook for client IT team

Acceptance criteria: System live; training completed; client IT team able to operate system independently.

Phase 6 — Evolve (Ongoing / Month [X]+)

Objective: Continuously improve the solution based on real-world performance data.

Activities:

• Monthly performance review
• Model retraining (if applicable)
• Feature iteration based on user feedback
• Quarterly Business Review (QBR)

Deliverables:

• Monthly performance report
• QBR deck
• Roadmap update

Acceptance criteria: Governed by the SLA agreed at project close.

6. Project Timeline / Cronograma del Proyecto

Note: Timeline assumes client provides data access and stakeholder availability as outlined in Section 9 (Client Responsibilities). Delays in client-side dependencies will extend the timeline accordingly.

Key dates:

• Proposed start: [DATE]
• Target go-live: [DATE]
• Phase 6 / SLA start: [DATE]

7. Project Team / Equipo del Proyecto

J4SGON Team

Client Team Required

8. Investment / Inversión

8.1 Fee Summary

All fees are exclusive of IVA (21%). IVA will be added to invoices as required by Spanish tax law.

8.2 Payment Schedule

8.3 Expenses

Out-of-pocket expenses (travel, accommodation, third-party licenses) will be invoiced at cost, with prior written approval for any single expense exceeding EUR 200. A monthly expense cap of EUR [AMOUNT] applies unless otherwise agreed.

8.4 Optional Add-ons

9. Terms and Conditions / Términos y Condiciones

9.1 Intellectual Property

All custom code, models, and documentation developed under this engagement become the property of [CLIENT COMPANY NAME] upon final payment. J4SGON retains the right to use anonymised project learnings and general methodologies for internal knowledge management.

9.2 Confidentiality

Both parties agree to keep confidential information strictly private. The NDA signed on [DATE] (reference [NDA REF]) governs this obligation and is incorporated by reference into this proposal.

9.3 Client Responsibilities

The client agrees to:

• Provide timely access to data, systems, and personnel as outlined in Section 7
• Designate a single point of contact with authority to make day-to-day decisions
• Respond to requests for information within 2 business days
• Ensure stakeholder availability for scheduled workshops and reviews

Failure to meet these obligations may result in timeline extensions or additional fees, which J4SGON will notify in writing with 5 business days’ notice.

9.4 Change Control

Any change to the agreed scope will be documented in a Change Request (CR). J4SGON will provide a written impact assessment (timeline and cost) within 3 business days. No change will be implemented without written approval from both parties.

9.5 Governing Law

This agreement is governed by the laws of Spain. Any dispute will first be subject to good-faith mediation; failing resolution within 30 days, disputes will be referred to the Courts of Valencia.

9.6 Limitation of Liability

J4SGON’s total liability under this engagement shall not exceed the total fees paid by the client in the preceding 3 months.

10. Next Steps / Próximos Pasos

To proceed with this engagement, we recommend the following actions:

We are available for a Q&A call at your convenience. Please contact [NAME] at [EMAIL] or [PHONE].

11. Appendices

Appendix A — Relevant Experience

[Insert 1–3 brief project summaries (anonymised if necessary) that demonstrate J4SGON’s capability to deliver this type of project.]

Project 1: [INDUSTRY] — [BRIEF DESCRIPTION] — [KEY OUTCOME] Project 2: [INDUSTRY] — [BRIEF DESCRIPTION] — [KEY OUTCOME]

Appendix B — Technical Certifications and Partnerships

• [LIST RELEVANT CERTIFICATIONS, PARTNERSHIPS, OR VENDOR RELATIONSHIPS]

Appendix C — Glossary

J4SGON — Inteligencia artificial que trabaja para su empresa. j4sgon.com | j4cobo87@gmail.com | Valencia, Spain

Versión Española

Propuesta de Consultoría de IA

J4SGON | j4sgon.com | Valencia, España

Preparado para: [NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] Preparado por: [NOMBRE DEL CONSULTOR J4SGON], [CARGO] Fecha: [AAAA-MM-DD] Referencia de propuesta: J4SGON-[AÑO]-[NÚMERO SECUENCIAL] Validez: Esta propuesta es válida durante 30 días desde la fecha indicada.

Índice

1. Resumen Ejecutivo
2. Contexto del Cliente
3. Análisis del Reto
4. Solución Propuesta
5. Metodología
6. Cronograma del Proyecto
7. Equipo del Proyecto
8. Inversión
9. Términos y Condiciones
10. Próximos Pasos
11. Anexos

1. Resumen Ejecutivo

Instrucciones: Redactar 2-4 párrafos que un directivo pueda asimilar en 90 segundos. Comenzar con el problema del cliente, seguir con la solución y el beneficio más relevante, y cerrar con una llamada a la acción.

[NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] se enfrenta a [DESCRIBIR EL RETO PRINCIPAL EN UNA FRASE]. De no abordarse, este reto provocará [DESCRIBIR RIESGO O COSTE — p. ej., “un gasto operativo estimado de EUR X anuales” o “impedirá alcanzar los objetivos de crecimiento de 2026”].

J4SGON propone un compromiso de [NÚMERO] fases para [RESULTADO ESPERADO — p. ej., “desplegar un sistema de procesamiento documental con IA en producción que reduzca el tiempo de revisión manual en un 60%”]. Nuestro enfoque combina [DIFERENCIADOR CLAVE] con [SEGUNDO DIFERENCIADOR].

Tras la finalización exitosa, [NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] puede esperar: [BENEFICIO PRIMARIO], [BENEFICIO SECUNDARIO] y [BENEFICIO TERCIARIO]. La inversión total es de EUR [IMPORTE], con un período de retorno estimado de [X meses/trimestres].

Estamos preparados para comenzar en [X semanas] desde la firma del contrato.

2. Contexto del Cliente

Visión General

[2-3 frases describiendo el modelo de negocio, posición en el mercado y prioridades estratégicas del cliente.]

Historial de la Relación

• [Fecha]: Llamada de descubrimiento inicial con [NOMBRE]
• [Fecha]: Sesión de alcance técnico
• [Fecha]: Solicitud de propuesta
• [Fecha]: Propuesta enviada (este documento)

3. Análisis del Reto

3.1 Reto Principal

[DESCRIBIR EL PROBLEMA DE NEGOCIO PRINCIPAL EN 2-3 PÁRRAFOS. Incluir evidencia cuantitativa: tasas de error, tiempos de procesamiento, costes de personal, satisfacción del cliente, brechas de cumplimiento, etc.]

Estado actual: [SITUACIÓN PRESENTE] Estado deseado: [OBJETIVO DEL CLIENTE] Brecha: [DIFERENCIAL ESPECÍFICO]

3.2 Análisis de Causa Raíz

3.3 Restricciones y Consideraciones

• Presupuesto: [PARÁMETROS CONOCIDOS]
• Plazos: [FECHAS LÍMITE O REGULATORIAS]
• Datos: [DISPONIBILIDAD, CALIDAD, SOBERANÍA]
• Técnicas: [SISTEMAS LEGACY, COMPLEJIDAD DE INTEGRACIÓN]
• Organizativas: [RESISTENCIA AL CAMBIO, BRECHA DE COMPETENCIAS]
• Regulatorias: [GDPR, EU AI Act, normativa sectorial]

3.4 Intentos Previos

[Describir intentos anteriores del cliente para resolver el problema, o indicar que no ha habido ninguno y por qué esto representa una oportunidad.]

4. Solución Propuesta

4.1 Visión General de la Solución

[1-2 párrafos describiendo la solución a alto nivel. Qué se construirá o desplegará. Cómo es el resultado final.]

4.2 Componentes de la Solución

4.3 Diagrama de Arquitectura

[Insertar o enlazar diagrama de arquitectura aquí.]

[ARQUITECTURA SIMPLIFICADA EN ASCII O DESCRIPCIÓN]

Ejemplo:
  Fuentes de Datos del Cliente --> [Pipeline de Datos] --> [Capa de Procesamiento IA]
                                                                    |
                                                        [Dashboard del Cliente]
                                                                    |
                                                  [Alertas / Integraciones / API]

4.4 Por Qué J4SGON

• Experiencia especializada: [REFERENCIA A EXPERIENCIA O CASO DE ÉXITO]
• Filosofía Edge-first: [SOBERANÍA DE DATOS / VENTAJA EN LATENCIA]
• Cumplimiento nativo EU: GDPR y EU AI Act integrados en cada proyecto
• Entrega bilingüe: Español e inglés, sin coste de traducción
• Precio cerrado: Sin ambigüedad sobre lo que se contrata

4.5 Fuera de Alcance

Los siguientes elementos quedan excluidos de esta propuesta. Podrán abordarse en un futuro compromiso:

• [ELEMENTO EXCLUIDO 1]
• [ELEMENTO EXCLUIDO 2]
• [ELEMENTO EXCLUIDO 3]

5. Metodología

J4SGON ejecuta proyectos de consultoría de IA mediante un marco estructurado de 6 fases. Cada fase tiene entradas, salidas y criterios de aceptación definidos.

Fase 1 — Descubrimiento (Semanas [X]-[X])

Objetivo: Establecer una comprensión compartida y documentada del estado actual, el panorama de datos y los criterios de éxito.

Actividades:

• Entrevistas con interesados (IT, Operaciones, Finanzas, Usuarios finales)
• Auditoría de datos y evaluación de calidad
• Mapeo de integración de sistemas
• Revisión de riesgos y cumplimiento
• Definición de métricas de éxito y medición de línea base

Entregables:

• Informe de Descubrimiento (15-25 páginas)
• Evaluación de Preparación de Datos
• Mapa de Interesados
• KPI base acordados

Criterio de aceptación: Aprobación del cliente del Informe de Descubrimiento antes de iniciar la Fase 2.

Fase 2 — Diseño (Semanas [X]-[X])

Objetivo: Producir el diseño técnico y funcional que guiará la construcción.

Actividades:

• Diseño de arquitectura de la solución
• Diseño de pipeline de datos
• Wireframes UI/UX (si aplica)
• Especificación de integración
• Revisión de diseño de seguridad y cumplimiento
• Plan de gestión del cambio

Entregables:

• Documento de Diseño Técnico
• Diagramas de Flujo de Datos
• Especificación de Integración
• Plan de Gestión del Cambio

Criterio de aceptación: Aprobación del cliente del Documento de Diseño Técnico.

Fase 3 — Construcción (Semanas [X]-[X])

Objetivo: Desarrollar y configurar los componentes de la solución acordada.

Actividades:

• Desarrollo basado en sprints (sprints de 2 semanas)
• Demos semanales de progreso
• Integración continua / testing automatizado
• Redacción de documentación

Entregables:

• Software funcional / plataforma configurada
• Resultados de tests unitarios e integración
• Documentación para desarrolladores

Criterio de aceptación: Todas las funcionalidades acordadas operativas; tasa de tests aprobados >= [X]%.

Fase 4 — Pruebas (Semanas [X]-[X])

Objetivo: Validar calidad, rendimiento y cumplimiento antes de la puesta en producción.

Actividades:

• Tests de Aceptación de Usuario (UAT) con el equipo del cliente
• Pruebas de rendimiento y carga
• Prueba de penetración de seguridad (si está dentro del alcance)
• Verificación de conformidad EU AI Act
• Resolución de incidencias y re-testing

Entregables:

• Documento de Aprobación UAT
• Informe de Pruebas
• Registro de Incidencias Conocidas (con calendario de resolución acordado)

Criterio de aceptación: Aprobación UAT del cliente; cero incidencias P1 abiertas.

Fase 5 — Despliegue (Semanas [X]-[X])

Objetivo: Pasar la solución a producción de forma segura y con mínima interrupción.

Actividades:

• Configuración del entorno de producción
• Migración de datos (si aplica)
• Puesta en producción
• Período de hipersoporte (primeras 2 semanas tras el lanzamiento)
• Formación de usuarios finales

Entregables:

• Sistema en producción desplegado
• Material de formación (guía de usuario, vídeo explicativo)
• Runbook para el equipo IT del cliente

Criterio de aceptación: Sistema en producción; formación completada; equipo IT del cliente capaz de operar el sistema de forma autónoma.

Fase 6 — Evolución (Continua / Mes [X]+)

Objetivo: Mejorar continuamente la solución basándose en datos de rendimiento reales.

Actividades:

• Revisión mensual de rendimiento
• Reentrenamiento de modelos (si aplica)
• Iteración de funcionalidades según feedback de usuarios
• Revisión Trimestral de Negocio (QBR)

Entregables:

• Informe mensual de rendimiento
• Presentación QBR
• Actualización de hoja de ruta

Criterio de aceptación: Regido por el SLA acordado al cierre del proyecto.

6. Cronograma del Proyecto

Nota: El cronograma asume que el cliente proporciona acceso a datos y disponibilidad de interesados según la Sección 9 (Responsabilidades del Cliente). Retrasos en dependencias del cliente extenderán el cronograma proporcionalmente.

Fechas clave:

• Inicio previsto: [FECHA]
• Puesta en producción objetivo: [FECHA]
• Inicio Fase 6 / SLA: [FECHA]

7. Equipo del Proyecto

Equipo J4SGON

Equipo del Cliente Requerido

8. Inversión

8.1 Resumen de Honorarios

Todos los honorarios son sin IVA (21%). El IVA se aplicará en las facturas conforme a la legislación fiscal española.

8.2 Calendario de Pagos

8.3 Gastos

Los gastos directos (viajes, alojamiento, licencias de terceros) se facturarán a coste, con aprobación previa por escrito para cualquier gasto unitario superior a EUR 200. Se aplica un tope mensual de gastos de EUR [IMPORTE] salvo acuerdo contrario.

8.4 Complementos Opcionales

9. Términos y Condiciones

9.1 Propiedad Intelectual

Todo el código, modelos y documentación desarrollados bajo este compromiso pasan a ser propiedad de [NOMBRE DE LA EMPRESA CLIENTE] tras el pago final. J4SGON conserva el derecho de utilizar aprendizajes anonimizados y metodologías generales para gestión interna del conocimiento.

9.2 Confidencialidad

Ambas partes acuerdan mantener estrictamente privada la información confidencial. El NDA firmado el [FECHA] (referencia [REF NDA]) rige esta obligación y se incorpora por referencia a esta propuesta.

9.3 Responsabilidades del Cliente

El cliente se compromete a:

• Proporcionar acceso oportuno a datos, sistemas y personal según la Sección 7
• Designar un único punto de contacto con autoridad para decisiones del día a día
• Responder a solicitudes de información en un máximo de 2 días hábiles
• Garantizar la disponibilidad de interesados para talleres y revisiones programados

El incumplimiento de estas obligaciones podrá resultar en extensiones del cronograma o honorarios adicionales, que J4SGON notificará por escrito con 5 días hábiles de antelación.

9.4 Control de Cambios

Cualquier cambio en el alcance acordado se documentará en una Solicitud de Cambio (CR). J4SGON proporcionará una evaluación de impacto por escrito (cronograma y coste) en un máximo de 3 días hábiles. Ningún cambio se implementará sin aprobación escrita de ambas partes.

9.5 Ley Aplicable

Este acuerdo se rige por la legislación española. Cualquier controversia se someterá primero a mediación de buena fe; si no se resuelve en 30 días, se remitirá a los Juzgados y Tribunales de Valencia.

9.6 Limitación de Responsabilidad

La responsabilidad total de J4SGON no excederá el total de honorarios abonados por el cliente en los 3 meses precedentes.

10. Próximos Pasos

Estamos disponibles para una llamada de preguntas a su conveniencia. Contacte con [NOMBRE] en [EMAIL] o [TELÉFONO].

11. Anexos

Anexo A — Experiencia Relevante

Proyecto 1: [SECTOR] — [DESCRIPCIÓN BREVE] — [RESULTADO CLAVE] Proyecto 2: [SECTOR] — [DESCRIPCIÓN BREVE] — [RESULTADO CLAVE]

Anexo B — Certificaciones y Alianzas Técnicas

• [LISTAR CERTIFICACIONES, ALIANZAS O RELACIONES CON PROVEEDORES RELEVANTES]

Anexo C — Glosario

J4SGON — Inteligencia artificial que trabaja para su empresa. j4sgon.com | j4cobo87@gmail.com | Valencia, España